Dienstplan mit KI erstellen: Anleitung & was kostenlos ist

Es ist Donnerstagabend, der Dienstplan für nächsten Monat muss morgen raus, und auf dem Tisch liegen drei Urlaubsanträge, zwei Wunschfrei-Zettel und eine Krankmeldung. Viele Planerinnen und Planer haben in so einem Moment schon einmal ChatGPT geöffnet und getippt: „Mach mir einen Schichtplan.“ Heraus kommt eine Tabelle, die auf den ersten Blick überzeugt – und auf den zweiten eine Nachtschicht direkt vor einem Frühdienst enthält.

Kurz gesagt: Einen Dienstplan mit KI erstellen Sie, indem Sie Team, Schichten und Regeln so genau wie möglich beschreiben, die KI einen Entwurf rechnen lassen und diesen Entwurf gegen das Arbeitszeitgesetz prüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen. Für einen ersten Wochenentwurf reicht die kostenlose Version eines KI-Chatbots. Für einen Monatsplan mit Urlaub, Tauschwünschen und Ruhezeiten ist eine KI-Dienstplan-App verlässlicher, weil sie die Regeln dauerhaft kennt und den Plan direkt an das Team ausspielt.

In diesem Beitrag finden Sie einen Vergleich der drei gängigen Wege, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Beispiel-Prompt, die Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz, die jeder KI-Schichtplan bestehen muss, die Besonderheiten der Dienstplanung in der Pflege und eine ehrliche Antwort auf die Frage, was beim KI-Dienstplan tatsächlich kostenlos ist.

Was bedeutet „Dienstplan mit KI erstellen“ eigentlich?

Ob Dienstplan, Schichtplan oder Arbeitsplan – gemeint ist immer dieselbe Aufgabe: Wer arbeitet wann, in welcher Schicht, und reicht die Besetzung? Klassisch löst man das mit Erfahrung, einer Excel-Tabelle und viel Radiergummi. Eine KI nimmt Ihnen den mühsamsten Teil ab: das Ausprobieren von Kombinationen. Sie formulieren die Bedingungen – Besetzung pro Schicht, Verfügbarkeiten, Ruhezeiten, Fairness bei Wochenenden und Nächten – und die KI schlägt eine Verteilung vor, die möglichst alle Bedingungen erfüllt.

Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Arten von KI. Ein allgemeiner KI-Chatbot erzeugt Text, der wie ein Dienstplan aussieht, rechnet aber nicht zwingend nach, ob jede Regel erfüllt ist. Eine KI-Dienstplan-App ist für genau diese Aufgabe gebaut: Sie kennt Ihr Team, Ihre Abwesenheiten und Ihre Regeln und plant auf dieser Grundlage.

Excel, ChatGPT oder KI-Dienstplan-App: Welcher Weg passt?

Die meisten Betriebe landen bei einem von drei Wegen. Der Vergleich zeigt, wo die Grenzen liegen:

Für ein kleines Team mit festen Zeiten kann Excel genügen. Der KI-Chatbot ist ein gutes Werkzeug für den ersten Entwurf oder um ein neues Schichtmodell durchzuspielen. Sobald der Plan aber jeden Monat neu entsteht, Urlaub und Wunschfrei berücksichtigen muss und Tauschwünsche dazukommen, spielt die KI-Dienstplan-App ihre Stärken aus.

Wie erstellen Sie einen Dienstplan mit KI? Schritt für Schritt

Ganz gleich, ob Sie einen Chatbot oder eine App nutzen: Die Qualität des KI-Dienstplans hängt fast vollständig davon ab, wie genau Sie Ihre Ausgangslage beschreiben. Diese fünf Schritte haben sich bewährt.

• 1. Schichten festlegen: Bezeichnungen, Beginn und Ende jeder Schicht sowie die Mindestbesetzung pro Schicht und Wochentag.
• 2. Team beschreiben: Wer arbeitet in welchem Umfang (Vollzeit, Teilzeit, Minijob), wer kann welche Schichten übernehmen, wer arbeitet nie nachts?
• 3. Abwesenheiten und Wünsche sammeln: Urlaub, Fortbildungen, Wunschfrei und bekannte Ausfälle – vor dem Planen, nicht danach.
• 4. Regeln nennen: 11 Stunden Ruhezeit, Pausen, maximale Tage am Stück, faire Verteilung von Wochenenden und Nächten.
• 5. Entwurf prüfen und anpassen: Übergänge zwischen Spät- oder Nachtdienst und Frühdienst kontrollieren, Stunden pro Person nachrechnen, dann veröffentlichen.

Beispiel-Prompt für einen KI-Schichtplan

Wenn Sie es mit einem KI-Chatbot ausprobieren möchten, ist ein strukturierter Prompt der Schlüssel. Ein Beispiel, das Sie anpassen können: „Erstelle einen Schichtplan für die kommende Woche, Montag bis Sonntag, für sechs Mitarbeitende mit den Kürzeln A bis F. Schichten: Früh 6–14 Uhr, Spät 14–22 Uhr, Nacht 22–6 Uhr. Besetzung: früh und spät je zwei Personen, nachts eine Person. Regeln: zwischen zwei Schichten mindestens 11 Stunden Ruhe, höchstens fünf Arbeitstage am Stück, jede Person arbeitet fünf Schichten. A hat Montag und Dienstag Urlaub, D arbeitet nicht nachts. Gib das Ergebnis als Tabelle aus, Mitarbeitende in Zeilen, Tage in Spalten, und prüfe am Ende jede Regel einzeln.“

Schon dieses Beispiel zeigt, warum Nachrechnen Pflicht ist: Sechs Personen mit je fünf Schichten ergeben 30 Schichten, die Woche verlangt aber 35 (fünf pro Tag mal sieben Tage). Ein guter Chatbot weist auf den Widerspruch hin, viele liefern stattdessen kommentarlos einen Plan mit Lücken oder heimlich sechs Schichten für einzelne Personen. Lösen lässt sich das nur durch eine Entscheidung, die Ihnen keine KI abnimmt: eine siebte Person einplanen, Mehrarbeit vereinbaren oder die Besetzung an ruhigen Tagen senken. Genau deshalb braucht jeder KI-Entwurf eine menschliche Prüfung.

Was kann ChatGPT beim Dienstplan – und was nicht?

Allgemeine KI-Chatbots sind erstaunlich gut darin, aus einer Beschreibung in Alltagssprache eine übersichtliche Tabelle zu machen. Für die laufende Dienstplanung fehlen ihnen aber entscheidende Fähigkeiten:

• Kein Gedächtnis für Ihren Betrieb: Urlaube, Teilzeitmodelle und Wunschdienste müssen Sie bei jeder neuen Anfrage wieder eingeben.
• Keine verlässliche Regelprüfung über den Monat: Ruhezeiten zwischen dem letzten Dienst im Oktober und dem ersten im November oder der Ausgleich verkürzter Ruhezeiten fallen leicht durch.
• Rechenfehler: Stundensummen und Besetzungszahlen stimmen nicht immer, auch wenn die Tabelle sauber aussieht.
• Keine Veröffentlichung: Der Plan landet als Text im Chatfenster und muss von dort kopiert, formatiert und verteilt werden.
• Kein Tauschprozess: Wenn jemand tauschen möchte, beginnt das Spiel von vorn – oder es läuft wieder über den Gruppenchat.

Dazu kommt der Datenschutz: Ein Dienstplan verknüpft Namen mit Arbeitszeiten, Urlaub und mitunter Krankheitszeiten. Wer solche Daten in einen allgemeinen Chatbot eingibt, übermittelt personenbezogene Daten an einen Drittanbieter. Arbeiten Sie dort zumindest mit Kürzeln statt Namen und lassen Sie Gesundheitsinformationen ganz weg.

Welche Regeln muss ein KI-Dienstplan einhalten?

Eine KI verantwortet nichts – den Plan verantwortet der Betrieb. Deshalb sollten Sie die folgenden Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) kennen und jeden Entwurf daran messen, egal ob er aus Excel, einem Chatbot oder einer App stammt.

Die häufigste Falle im KI-Schichtplan ist der sogenannte kurze Wechsel. Endet die Spätschicht um 22 Uhr und beginnt der Frühdienst am nächsten Morgen um 6 Uhr, liegen nur 8 Stunden dazwischen – ein klarer Verstoß gegen §5. Noch deutlicher ist der Wechsel von der Nacht direkt in den Frühdienst. Prüfen Sie deshalb jeden Entwurf gezielt auf diese Übergänge, auch über die Monatsgrenze hinweg.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Gesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung in Ihrem Betrieb.

Dienstplan in der Pflege mit KI: Worauf kommt es an?

Kaum ein Bereich sucht so intensiv nach einem KI-Dienstplan wie die Pflege – und kaum einer stellt so hohe Anforderungen. Stationen und Wohnbereiche sind rund um die Uhr besetzt, das Team besteht aus Vollzeit, Teilzeit und Aushilfen, Wunschdienste gehören zur Kultur, und das Einspringen aus dem Frei ist eher Regel als Ausnahme. Für die KI bedeutet das: mehr Regeln, mehr Abhängigkeiten und weniger Spielraum.

Ruhezeiten im Pflegedienst richtig planen

Die Pflege darf die Ruhezeit nach §5 Abs. 2 ArbZG auf 10 Stunden verkürzen – aber nur mit Ausgleich: Innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen muss eine andere Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden verlängert werden. Ein typischer Stolperstein ist der Spätdienst bis 21:30 Uhr mit anschließendem Frühdienst um 6:00 Uhr: Das sind 8,5 Stunden Ruhe und damit selbst mit der Pflege-Ausnahme unzulässig. Genau diese Kombination produzieren Chatbots gern, weil sie in der Tabelle unauffällig aussieht.

Wochenenden, Sonntage und Nachtdienste fair verteilen

Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen dürfen an Sonn- und Feiertagen arbeiten (§10 ArbZG), müssen ihren Beschäftigten aber mindestens 15 freie Sonntage im Jahr lassen und für jeden gearbeiteten Sonntag einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen gewähren (§11 ArbZG). Bei Nachtdiensten gilt zusätzlich der Gesundheitsschutz aus §6. Eine KI kann hier ihre größte Stärke ausspielen: Wochenenden und Nächte gleichmäßig verteilen, sodass nicht immer dieselben Kolleginnen am Samstag stehen.

Was die KI nicht ersetzt, ist das Fachwissen der Stationsleitung: wer sich gut ergänzt, wer gerade eine belastende Phase hat, welche Qualifikationen eine Schicht wirklich braucht. Der beste Ablauf ist deshalb: KI rechnet den Entwurf, die Leitung prüft und korrigiert, dann wird veröffentlicht.

Dienstplan mit KI kostenlos: Was ist wirklich gratis?

Wer nach „KI-Dienstplan kostenlos“ sucht, verdient eine ehrliche Antwort: Vollständig kostenlos und gleichzeitig verlässlich ist kaum eine Lösung. Was es tatsächlich gibt:

Zur Einordnung von imRoster: imRoster ist nicht dauerhaft kostenlos. Sie können es 30 Tage lang kostenlos und ohne Kreditkarte testen, danach kostet es ab 5 US-Dollar im Monat und ist jederzeit kündbar.

Rechnen Sie bei der Kostenfrage auch Ihre eigene Zeit ein. Wer jeden Monat einen ganzen Abend mit Excel, Chatbot-Prompts und Nachfragen im Gruppenchat verbringt, zahlt ebenfalls – nur nicht in Euro.

So erstellen Sie den Dienstplan mit KI in imRoster

imRoster ist eine KI-Dienstplan-App, die genau die Lücken schließt, die beim Arbeiten mit Chatbot und Excel bleiben. Die App ist auch auf Deutsch verfügbar. Der Ablauf:

• Team und Regeln in einem Satz beschreiben: Die KI erstellt in Sekunden einen fairen Dienstplan-Entwurf und hält dabei die Ruhezeiten ein.
• Urlaub und Schichttausch in der App: Beschäftigte stellen Anträge direkt in imRoster, Sie genehmigen sie mit einem Tipp.
• Ein- und Ausstempeln im Web und auf dem Smartphone: Pro Stempelvorgang wird einmal der GPS-Standort mit einem Geofence abgeglichen. Liegt er außerhalb, wird das vermerkt, das Einstempeln aber nie blockiert. Eine laufende Standortverfolgung gibt es nicht.
• Anwesenheitsbericht: Verspätungen, verpasste Schichten, früher Feierabend und Überstunden auf einen Blick, exportierbar als XLSX oder PDF.

Was imRoster bewusst nicht ist: ein Lohnabrechnungsprogramm. Es gibt keine Anbindung an Lohn- oder HR-Systeme; den Anwesenheitsbericht geben Sie als Datei an Ihre Lohnbuchhaltung weiter. Gestempelt wird per App oder Browser, nicht per QR-Code, NFC, Terminal oder Fingerabdruck.

Häufige Fragen zum Dienstplan mit KI