График работы на месяц: шаблон Excel и 4 примера

Ближе к двадцатому числу у каждого администратора одна и та же задача: собрать график работы на следующий месяц. Открывается прошлогодний файл, даты сдвигаются вручную, кто-то просит выходной на свадьбу брата, а в конце выясняется, что в среду на смене нет никого. Шаблон из интернета помогает лишь наполовину: он красиво раскрашивает клетки, но не знает ваш ритм смен, не считает часы и не подскажет, где вы нарушили ТК.

Коротко: график работы на месяц в Excel — это таблица, где строки — сотрудники, столбцы — дни месяца, а в ячейках стоят коды смен (Д, Н, С, В). Ротацию 2/2, 5/2, сутки через трое или трёхсменку можно заполнить одной формулой с ПСТР и ОСТАТ, смены посчитать через СЧЁТЕСЛИ, часы — через СУММ, а ошибки подсветить условным форматированием.

Ниже — пошаговая сборка такого файла с готовыми формулами, четыре примера на ноябрь 2026 года (2/2, пятидневка, сутки через трое и трёхсменный график), чек-лист по ТК РФ перед утверждением и ответы на частые вопросы. Если не хочется собирать таблицу с нуля, возьмите бесплатный шаблон в разделе «Бесплатные шаблоны» на сайте imRoster и подставьте в него ротации из этой статьи.

Что должно быть в графике работы на месяц?

Хороший месячный график читается за десять секунд: сотрудник находит свою строку, видит даты и сразу понимает, когда выходить и во сколько. Для этого в таблице нужны пять обязательных элементов: ФИО и должность, ряд дат с днями недели, коды смен в ячейках, итоги по каждому сотруднику (смены, часы, ночные часы) и строка покрытия — сколько человек вышло в каждый день.

Коды смен лучше договорить заранее и вынести легенду прямо на лист. Однобуквенные обозначения удобны тем, что их легко считать формулами и печатать на одном листе А4 в альбомной ориентации.

Рабочие часы в легенде указаны за вычетом перерыва: по общему правилу ст. 108 ТК РФ перерыв для отдыха и питания длится от 30 минут до 2 часов и в рабочее время не включается. Если вы считаете часы «от входа до выхода», переработки в отчёте окажутся завышены.

Как сделать график работы на месяц в Excel: пошагово

Схема листа, которую удобно повторять каждый месяц: столбец A — сотрудник, столбец B — дата начала его цикла, столбцы C:AF — 30 дней ноября, столбцы AG:AI — итоги. Строка 1 — даты, строка 2 — дни недели, строки 3–6 — сотрудники, строка 8 — покрытие.

Шаг 1. Даты и дни недели

В ячейку C1 введите =ДАТА(2026;11;1), в D1 — =C1+1 и протяните вправо до AF1. Чтобы в шапке было видно только число, задайте ячейкам пользовательский формат «Д». В C2 поставьте =ТЕКСТ(C1;"ДДД") — Excel подпишет «Вс», «Пн» и так далее. В следующем месяце достаточно поменять одну дату в C1, остальное пересчитается само.

Шаг 2. Ротация одной формулой

Любой цикличный график — это строка-шаблон, которая повторяется с определённого дня. В B3 укажите дату, с которой у сотрудника начался цикл (она может быть и в прошлом месяце), а в C3 — формулу, которую затем протяните на всю строку и вниз:

• 2/2: =ПСТР("ДДВВ";ОСТАТ(C$1-$B3;4)+1;1)
• Сутки через трое: =ПСТР("СВВВ";ОСТАТ(C$1-$B3;4)+1;1)
• Трёхсменка на четыре бригады: =ПСТР("112233ВВ";ОСТАТ(C$1-$B3;8)+1;1)
• Пятидневка: =ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(C$1;2)<6;"Д";"В") — праздники затем отметьте вручную

Поскольку формула считает от реальной даты, цикл не рвётся на границе месяцев: декабрь продолжит ноябрь без ручной подгонки. Когда ротация разложена, скопируйте строки и вставьте их как значения — после этого можно вносить замены, отпуска и больничные прямо в ячейки.

Шаг 3. Выпадающий список кодов

Выделите C3:AF6, откройте «Данные» → «Проверка данных», выберите тип «Список» и введите источник Д;Н;С;1;2;3;В;О;Б. Теперь в ячейку нельзя вписать «д.» или «днев», и формулы подсчёта не собьются из-за опечатки.

Шаг 4. Подсчёт смен и часов

• Смены: в AG3 — =СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"Д")+СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"Н")+СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"С")
• Часы: в AH3 — =СУММ(СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"Д")*11;СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"Н")*11;СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"С")*22)
• Ночные часы: в AI3 — =СУММ(СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"Н")*8;СЧЁТЕСЛИ(C3:AF3;"С")*8)
• Покрытие: в C8 — =СЧЁТЕСЛИ(C3:C6;"Д"), протянуть вправо до AF8

Чтобы не править формулы при смене длительности, вынесите часы каждого кода в легенду и ссылайтесь на неё абсолютными ссылками, например $AL$3 вместо числа 11.

Шаг 5. Условное форматирование

Цвет превращает сетку букв в картинку, на которой ошибки видны сразу. Через «Главная» → «Условное форматирование» настройте четыре правила:

• Коды смен: «Правила выделения ячеек» → «Равно» — для «Н» тёмная заливка, для «В» серая, для «О» и «Б» жёлтая.
• Выходные дни календаря: правило по формуле =ДЕНЬНЕД(C$1;2)>5 на диапазон C1:AF6.
• Дыры в покрытии: на строку 8 правило «меньше» с минимальным числом людей в смене — красная заливка.
• Дневная смена сразу после ночной: на диапазон D3:AF6 правило по формуле =И(C3="Н";D3="Д") — при сменах из легенды это фактически две смены подряд, которые запрещает ст. 103 ТК РФ.

Последний шаг — столбец с нормой часов за месяц и правило, которое подсвечивает ячейку в AH, если часы сотрудника её превышают. Это не нарушение само по себе при суммированном учёте, но повод проверить остаток часов на учётный период.

Как выглядит график 2/2 на месяц: пример на ноябрь 2026

Ситуация: магазин работает без выходных с 10:00 до 22:00, в зале нужны два человека. Четыре продавца на 2/2 закрывают это ровно, если сдвинуть их циклы на один день: каждый день один продавец работает первый день своей пары, а другой — второй, и в зале всегда есть человек, который был на смене накануне. Вместо 30 столбцов с днями используем компактную запись по неделям; ноябрь 2026 начинается в воскресенье.

Покрытие — ровно два человека каждый день месяца. Обратите внимание на разброс: у Анны 176 часов, у Веры 154. Это нормально для 2/2 — у ротации с циклом в четыре дня месяцы получаются неравными. В среднем же выходит 3,5 смены по 11 часов, то есть 38,5 часа в неделю, а отдельные месяцы выше и ниже нормы выравниваются за учётный период. Подробный разбор 2/2 на трёх и четырёх человек с вариантами подмены — в нашей отдельной статье про график 2/2.

Как составить график 5/2 на месяц с учётом праздников?

Пятидневка кажется самым простым случаем, но и в ней месячный график чаще всего ломается на праздниках. В ноябре это 4 ноября, День народного единства, — в 2026 году он выпадает на среду, а 3 ноября становится предпраздничным днём, сокращённым на час. По производственному календарю на 2026 год в ноябре 20 рабочих дней и 159 часов при 40-часовой неделе; перед утверждением сверьтесь с официальным календарём.

В Excel пятидневку заполняет формула с ДЕНЬНЕД из шага 2, после чего праздник и сокращённый день правятся вручную. Суммированный учёт здесь обычно не нужен: восьмичасовой день и пять дней в неделю укладываются в 40 часов из ст. 91 ТК РФ.

Сутки через трое: как выглядит график на месяц?

График 1/3 — классика охраны, диспетчерских и котельных: сутки на посту, затем трое суток дома. Чтобы закрыть один круглосуточный пост, нужны ровно четыре человека, и каждый из них выходит на смену каждый четвёртый день. В примере считаем 22 рабочих часа за сутки: 24 часа минус 2 часа перерывов.

Средняя неделя при 22-часовых сутках — те же 38,5 часа, но в 30-дневном месяце двое сотрудников получат по восемь смен и превысят месячную норму. Поэтому сутки через трое почти всегда оформляют с суммированным учётом рабочего времени. Отдых между сменами — 72 часа, так что требование ст. 110 о еженедельном непрерывном отдыхе не менее 42 часов выполняется с запасом. Не забудьте и про ночное время: по ст. 96 ТК РФ это часы с 22:00 до 6:00, и каждые сутки дают до восьми таких часов.

Как составить трёхсменный график работы на месяц?

Трёхсменка нужна там, где процесс нельзя остановить: производство, склад с ночной приёмкой, контакт-центр. Смены по 8 часов — 6:00–14:00, 14:00–22:00 и 22:00–6:00. Количество бригад зависит от того, работаете вы пять дней в неделю или без остановки.

Вариант 1: три бригады, пять дней в неделю

Если производство работает с 6:00 понедельника до 6:00 субботы, хватает трёх бригад. Каждая бригада неделю работает в одну смену, а затем переходит на следующую по кругу «утро → вечер → ночь». Каждая бригада отрабатывает 40 часов в неделю — ровно норму, а между сменами разных недель остаются выходные.

4 ноября здесь тоже праздник: либо производство в этот день стоит, либо работа в праздник оформляется и оплачивается по правилам для нерабочих праздничных дней. А там, где по условиям производства отойти на обед нельзя, работодатель обязан обеспечить отдых и приём пищи в рабочее время — это тоже ст. 108.

Вариант 2: четыре бригады, круглосуточно и без выходных

Для режима 24/7 нужна четвёртая бригада. Самый распространённый цикл — восьмидневный: два утра, два вечера, две ночи и два выходных. Бригады сдвинуты на два дня, поэтому каждый день одна бригада на каждой смене, а одна отдыхает.

Шесть смен по 8 часов за восемь дней дают в среднем 42 часа в неделю — больше 40, поэтому нужен суммированный учёт по ст. 104 ТК РФ. Между сменами при таком порядке остаётся не меньше 24 часов, а после ночей — 48 часов отдыха. Но цикл длиной восемь дней не совпадает с календарной неделей, и в отдельных неделях 42 часа непрерывного отдыха могут не набраться — проверьте это по своему графику до утверждения.

Как проверить месячный график на соответствие ТК РФ?

Ниже — требования Трудового кодекса Российской Федерации; если ваша команда работает в другой стране, правила там другие, и их нужно сверить с местным законодательством. Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией.

• Норма часов: нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю (ст. 91). Если график её превышает в отдельные недели или месяцы, вводите суммированный учёт.
• Учётный период: при суммированном учёте он может быть до одного года, а для работ с вредными или опасными условиями труда — до трёх месяцев (ст. 104).
• Срок ознакомления: график сменности доводится до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие (ст. 103). График на декабрь должен быть у людей не позднее 1 ноября, а не в последних числах ноября.
• Две смены подряд: работа в течение двух смен подряд запрещена (ст. 103). Подмена «останься ещё на одну» — именно этот случай.
• Ночное время: с 22:00 до 6:00 (ст. 96); считайте ночные часы отдельным столбцом.
• Перерыв: от 30 минут до 2 часов в течение смены (ст. 108).
• Еженедельный отдых: не менее 42 часов непрерывно (ст. 110).

Когда Excel перестаёт справляться с графиком на месяц?

Таблица по этой инструкции прекрасно работает, пока команда небольшая, а месяц проходит без сюрпризов. Сложности начинаются с замен: каждая правка — это ручная проверка покрытия, часов и отдыха, а просьбы об отгулах и обменах сменами приходят в личные сообщения и теряются. К тому же Excel показывает план, но не факт: кто опоздал, кто ушёл раньше, у кого набежала переработка.

В imRoster эту работу можно описать одним предложением — например, «четыре продавца, магазин с 10 до 22 без выходных, по двое в смене, 2/2» — и ИИ за секунды составит справедливый черновик графика с учётом правил отдыха. Заявки на отпуск и обмены сменами сотрудники отправляют в приложении. Отметка прихода и ухода — с телефона или в браузере: при каждой отметке приложение один раз фиксирует GPS-координаты и сверяет их с геозоной; отметку вне зоны оно записывает, но не блокирует. Отчёт о посещаемости с опозданиями, пропусками, ранними уходами и переработками выгружается в XLSX или PDF. Приложение работает на русском языке, первые 30 дней бесплатно и без карты, затем — от 5 долларов в месяц.

Частые вопросы